Beschreibung
Im Mercator gibt es ein dreistufiges Mahnsystem.
Die Parameter zur Steuerung des Mahnsystems werden in den Systemeinstellungen hinterlegt (Register "System").
Dort wird auch die Bedeutung der Parameter für die Mahnvorschläge erläutert.
Beim Aufruf der Mahnvorschläge wird automatisch eine Liste mit den nach den Parametern erforderlichen Mahnungen erstellt.
Die Mahnvorschläge können durch setzen des Häkchens in der Spalte "Mahnen" manuell aktiviert oder ausgeschaltet werden.
Zur Ansicht der Details können die Mahnvorschläge mit Doppelklick geöffnet werden.
Eine Beschreibung der Vorbereitungen und der Funktionen finden Sie weiter unten im Abschnitt "Inbetriebnahme und Funktion des Mahnwesens".
Screenshot
Funktionen
Über die Buttons in der Werkzeugleiste können folgende Funktionen aufgerufen werden:
|
Funktion |
Beschreibung |
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---|---|---|---|
Hilfe |
Aufruf dieser Hilfe |
F1 |
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Öffnen |
Öffnet einen markierten Mahnvorschlag und zeigt alle im Vorschlag enthaltenen Rechnungen |
F4 |
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Auswahl umschalten |
Umkehrung der Selektion (Spalte "Mahnen") |
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Mahnungen Drucken |
die ausgewählten Mahnungen werden ausgedruckt |
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Abbruch |
Fenster schließen |
ESC |
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Hier finden Sie eine Übersicht aller Schaltflächen und deren Funktionen die im MERCATOR verwendet werden. |
Angezeigte Spalten
Spalte |
Beschreibung |
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KdNr. |
Kundennummer |
Name, Ort |
Name und Wohnort des Kunden |
Gesamt- Restbetrag |
noch zu zahlende Summe |
Selektiert Restbetrag |
noch zu zahlende Summe der angewählten Mahnvorschläge |
Gutschriften Restbetrag |
Summe der noch nicht beglichenen Gutschriften |
Gesamt Belege |
Anzahl der unbezahlten Belege |
Selektiert Belege |
Anzahl der zur Mahnung angewählten Belege |
höchste Mahnstufe |
höchste in den Mahnvorschlägen angewählte Mahnstufe |
Mahnen |
manuelle Aktivierung der Mahnvorschläge |
Inbetriebnahme und Funktion des Mahnwesens
Vorbereitungen für die Inbetriebnahme
Bevor das Mahnsystem verwendet werden kann sollten einige Einstellungen vorgenommen werden.
In den Systemeinstellungen (Register "System") werden 6 wichtige Einstellungen für das Mahnwesen vorgenommen.
Im Feld "1. Mahnung nach Tagen" wird eine Schonfrist festgelegt.
Mahnungen werden dann nicht direkt am Tage der Fälligkeit zur Mahnung vorgeschlagen, sondern erst um die hier eingetragene Anzahl Tage nach der Fälligkeit.
Im Feld "Nachfrist in Tagen" wird festgelegt wieviele Tage der Kunde nach einer Mahnung Zeit hat um die Rechnung zu begleichen.
Wenn der Kunde innerhalb dieser Nachfrist nicht gezahlt hat wird er für die nächste Mahnstufe vorgeschlagen.
In den nächsten 3 Feldern können die Mahngebühren eingetragen werden die Sie Ihren Kunden zusätzlich zum Rechnungsbetrag abverlangen wollen.
Schließlich kann im Feld "Verzugszinsen %" noch ein Prozentsatz für Verzugszinsen angegeben werden, falls Sie Verzugszinsen fordern wollen.
Damit das Mahnwesen gut funktioniert sollte auch noch einmal geprüft werden ob bei allen Zahlungsarten ein Zahlungsziel eingegeben ist (Tage netto/Frist 3).
Hier muss bei jeder Zahlungsart eine Zahl eingetragen sein.
Im nächsten Schritt sollten die Druckformulare für die drei Mahnstufen (Mahnung1.qrp, Mahnung2.qrp und Mahnung3.qrp) mit dem Reportdesigner den eigenen Wünschen angepasst werden.
In den Systemeinstellungen (Register "Druckaufträge") sollte die Druckauflage für alle drei Mahnstufen mindestens auf den Wert 2 eingestellt werden.
So erhalten Sie ein Exemplar für den Kunden und ein Exemplar für die eigenen Unterlagen (um bei einem späteren gerichtlichen Mahnbescheid die zugestellten Mahnungen nachzuweisen).
Funktion des Mahnwesens
Wenn alle Vorarbeiten erledigt sind kann das Mahnwesen verwendet werden.
Unter /Dienste/Mahnvorschläge werden Ihnen Mahnvorschläge angezeigt.
Die Mahnvorschläge können dort kontrolliert werden, einzelne Kunden können durch entfernen des Häkchens in der Spalte "Mahnen" aus dem Mahnlauf entfernt werden.
Die angezeigten Mahnvorschläge lassen sich mit Doppelklick öffnen um die zugrunde liegenden Rechnungen anzuzeigen.
Mit einem Klick auf den Knopf mit dem Druckersymbol werden die Mahnungen ausgedruckt.
Nach dem Ausdruck erfolgt eine Abfrage ob die Mahnungen einwandfrei gedruckt wurden und ob die Mahnstufen nun erhöht werden sollen.
Bitte warten Sie ab bis der Ausdruck beendet ist und beantworten Sie die Frage nur dann mit "ja" wenn der Ausdruck in Ordnung ist.
Fehlerhaft gedruckte Mahnungen können nach dieser Bestätigung nicht mehr nachgedruckt werden.
Nun brauchen Sie nur noch regelmäßig die Mahnvorschläge aufrufen und die vorgeschlagenen Mahnungen ausdrucken.