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Mögliche Arbeitsabläufe (Workflow)

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Beschreibung

Hier soll kurz Beschrieben werden wie die verschiedenen Mercator Funktionen benutzt werden können um einen sinnvollen Gesamtablauf zu erreichen.

Im Mercator stehen oft mehrere alternative Wege zur Verfügung, diese können passend zu den Abläufen in Ihrem Unternehmen ausgewählt werden.

Um sicher zu stellen dass immer genau der einmal für Sie als "bester Weg" erkannte Ablauf von Ihren Mitarbeitern angewendet wird empfiehlt sich die Erstellung eine internen Dokumentation der Arbeitsabläufe im Mercator.

Diese Dokumentation sollte allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen damit auch im Krankheits- oder Urlaubsfall die Abläufe immer gleich durchgeführt werden können.

 

Auftragseingang

Aufträge können auf verschiedenen Wegen in Mercator gelangen.

- manuelle Belegerfassung

- Import von Webshop Bestellungen (Shopware, Oxid, XTC,  Ialla)

- Import von MerConn Bestellungen (Amazon, eBay, Yatego, Allyouneed)

- Import über die Belegschnittstelle (direkte Anbindung von Kunden)

 

Warenausgang

a) Lieferungen ab eigenem Lager

Hier geht es darum die am Lager befindliche Ware möglichst effizient an die Kunden zu liefern.

- manuelles Wandeln der Aufträge in Lieferscheine oder Rechnungen (manuelle Kontrolle der Lieferbarkeit)

- Liefervorschläge (automatisches erzeugen von Lieferscheinen und Rechnungen für lieferbare Ware)

 

Organisation des Lagers

Im Mercator gibt es zwei Möglichkeiten das eigene Lager zu organisieren.

 

Das "kleinere" Modell erlaubt das Anlegen einer Liste von Lagerorten.

Jeder Artikel kann manuell einem bestimmten Lagerort zugewiesen werden.

Für den Versand werden Packlisten gedruckt, die die zu packenden Artikel und die zugehörigen Lagerorte enthalten.

Vorteil des einfachen Lagermodells: Artikel können schnell und einfach zu- und abgebucht werden

Nachteil: Ein bestimmter Artikel kann immer nur auf einem Lagerort liegen

 

Das "größere" Modell basiert auf einer Organisation des Lagers nach Lager, Halle, Reihe, Regal, Ebene und Fach.

Hier werden die Lagerorte nicht einzeln erstellt, sondern gleich für ganze Reigen und Regale.

Jeder Lagerort hat eine eigene Kennung (ID) und eine Bezeichnung aus der die Position hervorgeht.

Für die Kommissionierung der Ware steht ein eigenes Modul zu Verfügung.

Dabei werden die Kommissionierer mit einem auf dem Kommissionierfahrzeug befindlichen PC durch eine Tour geführt.

Die Warenbewegungen werden mit einem Barcodescanner genau protokolliert.

Vorteil: Ein bestimmter Artikel kann gleichzeitig auf mehrere Lagerorte gebucht werden. Packfehler können weitgehend ausgeschlossen werden.

Nachteil: Erhöhter Verwaltungsaufwand im Lager weil jede Lagerbewegung im Mercator protokolliert werden muss (Lagerbrowser)

 

Anbindung an Versandunternehmen

Für die Übermittlung der Sendungsdaten an die Systeme der Versanddienstleister steht der "Export Versanddaten" zur Verfügung.

Hier stehen neben einigen fertigen Datenformaten (DPD, DHL, ...) auch frei definierbare Formate zur Verfügung.

Die von den Versanddienstleistern vergebenen Paketnummern können per CSV Import in Mercator eingelesen werden.

 

b) Direktlieferung (Streckengeschäfte, Dropshipping)

Bei Direktlieferungen wird die Ware beim Lieferanten bestellt und vom Lieferanten direkt an den Endkunden versendet.

Die Bestellungen für die Lieferanten und die Rechnungen für die Endkunden werden mit dem Modul "Direktlieferungen bestellen/berechnen" erzeugt.

Bestellungen können entweder per Email (auch mit elektronischem Anhang) oder über das Lieferantenportal an die Lieferanten übertragen werden.

Versandrückmeldungen der Lieferanten können entweder manuell erfasst werden, oder wenn der Lieferant diese in Dateiform zur Verfügung steht auch importiert werden.
 

Versandrückmeldungen an Webshops / MerConn übertragen

Damit die Kunden über den Fortschritt Ihrer Bestellungen informiert werden gibt es mehrere Exportmöglichkeiten.

Beim Export von Shopdaten können Auftragsstatus und Paketnummern an den Shop übergeben werden aus dem der Auftrag stammt.
Auf Wunsch kann der Kunde eine Lieferankündigung aus dem Shopsystem oder aus Mercator erhalten.
Mit dem MerConn Datenexport werden die Versanddaten an Amazon, eBay, Yatego und Allyouneed übergeben.

 

Einkauf

Für den Einkauf können Bestellungen erfasst und per Email oder über das Lieferantenportal an die Lieferanten übermittelt werden.

Mit dem Modul "Bestellvorschläge" können automatisiert Bestellungen für alle benötigten Waren erzeugt werden.

Beim Eintreffen der bestellten Ware braucht dann nur noch die Bestellung in einen Wareneingang gewandelt werden.

Nach Korrektur des Wareneingangs (bei Teillieferungen) und Prüfung der Preise können de Wareneingang als "geprüft" markiert werden.

 

Buchhaltung

Für die Übergabe der Kunden, Lieferanten und Belege an die Buchhaltung gibt es den "Export Belege an Fibu".

Neben vielen festen Datenformaten (Datev, Lexware, ...) können hier auch eigene Formate frei definiert werden.

Falls die Zahlungseingänge im Mercator gebucht werden können diese mit dem "Export Zahlungen an Fibu" exportiert werden um eine doppelte Erfassung zu vermeiden.